Gérer les hommes
CHAPITRE 6
185
Un chef de projet qui privilégie la communication sait adapter son message à son auditoire (il n’emploie pas de jargon technique avec un utilisateur) ; il s’assure de la bonne
compréhension du message qu’il reçoit (par la reformulation : « si j’ai bien compris… »,
« vous voulez dire que… »), ou du message qu’il émet ; il adopte une posture (mouvement
du corps, regard) pour montrer sa volonté de communiquer ; il consacre un temps important
à la communication interpersonnelle avec chaque membre de l’équipe, en créant un environnement non perturbateur (le téléphone est en mode répondeur lors d’une réunion).
Il anime des réunions efficaces.
Une bonne communication, au sein d’un groupe, motive les individus pour s’impliquer
davantage : le maintien d’un climat positif et créatif favorise le confort des collaborateurs ; tirer parti des idées du groupe valorise chacun et rend plus autonome. La qualité
des échanges est un moyen de prévenir les conflits que le chef de projet aura également à
gérer, le cas échéant.
Comment préparer des réunions efficaces a ?
1) Préparer la réunion, en déterminant son objectif, en listant les participants (les « vrais » et
les observateurs), en validant avec les participants que l’objectif est partagé, en définissant le
rôle de chacun et en précisant ce qui est préalablement attendu de chacun (documents lus,
information apportée et disponible, analyses préalables, supports de présentation…).
2) Établir l’agenda de la réunion : la durée de la réunion doit être fixe (principe du timeboxing). Si
la durée de la réunion n’est pas respectée, les discussions divergent. Déterminer le temps total de
la réunion procède de la même démarche que l’estimation globale d’un projet : en estimant grossièrement le temps consacré à chaque thème. Enfin, l’ordre des thèmes abordés doit être défini,
afin d’atteindre le plus facilement ou logiquement l’objectif de la réunion. Cet agenda sera clairement affiché dans la salle de réunion et visible de tous.
3) Définir les règles de bon fonctionnement : ce sont les règles adoptées par l’équipe pour
s’assurer que la réunion (les réunions en général) atteindra son objectif sans conflit ni diversion. Par exemple : « ne pas interrompre celui qui parle, une seule conversation à la fois, téléphones portables éteints, respect des heures de début et de fin… ». Tout le monde adhère à la
« charte de bonne conduite ».
4) Prévoir les outils, supports de communication : tableaux à feuilles ou tableaux blancs, appareil de projection, Post-it géants, ruban adhésif, feutres…
5) Prévoir la disposition de la salle : l’impact est fort sur le déroulement de la réunion et sur les
participants qui choisissent leur place. Ce peut être une disposition en forme de U (permet à
l’animateur de pénétrer à l’intérieur de l’espace) ou de rectangle ou encore une série de tables
rondes (facilitant le travail en sous-groupes). Les rangées de tables sur le mode salle de classe
ne favorisent pas les échanges mais plutôt l’écoute de l’animateur.
Une bonne préparation assure une bonne part du succès d’une réunion efficace.
a. Jean Tabaka, Collaboration Explained, Facilitation skills for software project leaders, Addison Wesley, 2006.
GestProjInform Livre Page 185 Vendredi, 3. avril 2009 12:07 12
CHAPITRE 6
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Un chef de projet qui privilégie la communication sait adapter son message à son auditoire (il n’emploie pas de jargon technique avec un utilisateur) ; il s’assure de la bonne
compréhension du message qu’il reçoit (par la reformulation : « si j’ai bien compris… »,
« vous voulez dire que… »), ou du message qu’il émet ; il adopte une posture (mouvement
du corps, regard) pour montrer sa volonté de communiquer ; il consacre un temps important
à la communication interpersonnelle avec chaque membre de l’équipe, en créant un environnement non perturbateur (le téléphone est en mode répondeur lors d’une réunion).
Il anime des réunions efficaces.
Une bonne communication, au sein d’un groupe, motive les individus pour s’impliquer
davantage : le maintien d’un climat positif et créatif favorise le confort des collaborateurs ; tirer parti des idées du groupe valorise chacun et rend plus autonome. La qualité
des échanges est un moyen de prévenir les conflits que le chef de projet aura également à
gérer, le cas échéant.
Comment préparer des réunions efficaces a ?
1) Préparer la réunion, en déterminant son objectif, en listant les participants (les « vrais » et
les observateurs), en validant avec les participants que l’objectif est partagé, en définissant le
rôle de chacun et en précisant ce qui est préalablement attendu de chacun (documents lus,
information apportée et disponible, analyses préalables, supports de présentation…).
2) Établir l’agenda de la réunion : la durée de la réunion doit être fixe (principe du timeboxing). Si
la durée de la réunion n’est pas respectée, les discussions divergent. Déterminer le temps total de
la réunion procède de la même démarche que l’estimation globale d’un projet : en estimant grossièrement le temps consacré à chaque thème. Enfin, l’ordre des thèmes abordés doit être défini,
afin d’atteindre le plus facilement ou logiquement l’objectif de la réunion. Cet agenda sera clairement affiché dans la salle de réunion et visible de tous.
3) Définir les règles de bon fonctionnement : ce sont les règles adoptées par l’équipe pour
s’assurer que la réunion (les réunions en général) atteindra son objectif sans conflit ni diversion. Par exemple : « ne pas interrompre celui qui parle, une seule conversation à la fois, téléphones portables éteints, respect des heures de début et de fin… ». Tout le monde adhère à la
« charte de bonne conduite ».
4) Prévoir les outils, supports de communication : tableaux à feuilles ou tableaux blancs, appareil de projection, Post-it géants, ruban adhésif, feutres…
5) Prévoir la disposition de la salle : l’impact est fort sur le déroulement de la réunion et sur les
participants qui choisissent leur place. Ce peut être une disposition en forme de U (permet à
l’animateur de pénétrer à l’intérieur de l’espace) ou de rectangle ou encore une série de tables
rondes (facilitant le travail en sous-groupes). Les rangées de tables sur le mode salle de classe
ne favorisent pas les échanges mais plutôt l’écoute de l’animateur.
Une bonne préparation assure une bonne part du succès d’une réunion efficace.
a. Jean Tabaka, Collaboration Explained, Facilitation skills for software project leaders, Addison Wesley, 2006.
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