L’informatisation du cabinet dentaire
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– Le temps administratif : c’est la tenue des dossiers patients, la rédaction
des feuilles de sécurité sociale (et des documents destinés aux mutuelles
et autres assurances complémentaires), les ordonnances, les devis, la
gestion des « tiers payants » et autres paiements différés (MGEN, MFP,
par exemple), la relance des impayés, la gestion des rappels de contrôle,
la gestion de la traçabilité des produits, matériaux et instruments utilisés
au cours des soins et des dispositifs médicaux sur mesure (prothèse), ainsi
que la gestion du stock.
– Le temps comptable correspond à la tenue des livres de recettes et de
dépenses, des comptes, des tableaux d’amortissement, les brouillards et
grands livres, la déclaration des revenus, etc. La bonne gestion nécessite
aussi la connaissance précise, exacte et immédiate des éléments comptables du cabinet. Il se trouve que c’est ici que l’ordinateur excelle : en
effet, il effectue les tâches répétitives et fastidieuses sans effort et sans état
d’âme. De plus, il le fait bien, sans erreurs et peut délivrer à tout moment
les résultats.
À partir d’une même saisie (généralement dans la fiche de soins), les données
enregistrées seront traitées par tous les modules qui les utilisent. Par exemple,
une saisie actualisant la fiche de soins (un acte), sera utilisée pour : calculer les
honoraires, gérer la traçabilité, éditer les documents SS, télétransmettre, actualiser les statistiques, mettre à jour le livre de recettes, etc.
C’est là que réside la puissance de l’ordinateur par rapport à la saisie manuelle.
Il faut mentionner aussi, la clarté et la qualité de présentation des éditions, ce
qui en facilite la lecture.
15.2.1 Description d’un logiciel type de gestion de cabinet dentaire
et du matériel spécifique nécessaire
Pour plus de clarté, nous subdiviserons la structure du logiciel en trois
modules distincts : (fichier patient, comptabilité-gestion, utilitaires) bien que
ceux-ci soient en réalité imbriqués et en totale corrélation les uns avec les autres.
Pour que l’informatisation du cabinet soit un acte performant et rentable, un
logiciel de gestion de cabinet dentaire doit permettre de traiter au moins les
données listées plus bas.
En outre, il faudra être vigilant sur les points suivants :
– Les fonctions logicielles spectaculaires mais inutiles, dont la raison d’être
est souvent uniquement commerciale.
– La fausse comptabilité qui se résume à la tenue du livre recette et qui
nécessite un deuxième logiciel pour tenir les comptes du cabinet ou bien
le recours à une société comptable.
– La radiologie et/ou l’imagerie vidéo numérique peut être interfacée à
la gestion mais ce n’est absolument pas obligatoire. Cette décision doit
revenir au praticien et découle directement du cahier des charges de l’informatisation du cabinet.
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– Le temps administratif : c’est la tenue des dossiers patients, la rédaction
des feuilles de sécurité sociale (et des documents destinés aux mutuelles
et autres assurances complémentaires), les ordonnances, les devis, la
gestion des « tiers payants » et autres paiements différés (MGEN, MFP,
par exemple), la relance des impayés, la gestion des rappels de contrôle,
la gestion de la traçabilité des produits, matériaux et instruments utilisés
au cours des soins et des dispositifs médicaux sur mesure (prothèse), ainsi
que la gestion du stock.
– Le temps comptable correspond à la tenue des livres de recettes et de
dépenses, des comptes, des tableaux d’amortissement, les brouillards et
grands livres, la déclaration des revenus, etc. La bonne gestion nécessite
aussi la connaissance précise, exacte et immédiate des éléments comptables du cabinet. Il se trouve que c’est ici que l’ordinateur excelle : en
effet, il effectue les tâches répétitives et fastidieuses sans effort et sans état
d’âme. De plus, il le fait bien, sans erreurs et peut délivrer à tout moment
les résultats.
À partir d’une même saisie (généralement dans la fiche de soins), les données
enregistrées seront traitées par tous les modules qui les utilisent. Par exemple,
une saisie actualisant la fiche de soins (un acte), sera utilisée pour : calculer les
honoraires, gérer la traçabilité, éditer les documents SS, télétransmettre, actualiser les statistiques, mettre à jour le livre de recettes, etc.
C’est là que réside la puissance de l’ordinateur par rapport à la saisie manuelle.
Il faut mentionner aussi, la clarté et la qualité de présentation des éditions, ce
qui en facilite la lecture.
15.2.1 Description d’un logiciel type de gestion de cabinet dentaire
et du matériel spécifique nécessaire
Pour plus de clarté, nous subdiviserons la structure du logiciel en trois
modules distincts : (fichier patient, comptabilité-gestion, utilitaires) bien que
ceux-ci soient en réalité imbriqués et en totale corrélation les uns avec les autres.
Pour que l’informatisation du cabinet soit un acte performant et rentable, un
logiciel de gestion de cabinet dentaire doit permettre de traiter au moins les
données listées plus bas.
En outre, il faudra être vigilant sur les points suivants :
– Les fonctions logicielles spectaculaires mais inutiles, dont la raison d’être
est souvent uniquement commerciale.
– La fausse comptabilité qui se résume à la tenue du livre recette et qui
nécessite un deuxième logiciel pour tenir les comptes du cabinet ou bien
le recours à une société comptable.
– La radiologie et/ou l’imagerie vidéo numérique peut être interfacée à
la gestion mais ce n’est absolument pas obligatoire. Cette décision doit
revenir au praticien et découle directement du cahier des charges de l’informatisation du cabinet.